BESOIN D'AIDE

Bonjour,

Nouvelle dans le métier d'Assistante, je remplace une collègue ayant eu un accident de travail, et on m'a demandé d'organiser un séminaire à sa place, mais je ne sais même pas par ou commencer ?! je doit organiser pour dans 2 mois, un séminaire de 80 personnes. Mais nos locaux de permettent pas de tous les acceuillir.

Auriez vous des conseils à me donner, existe-t'il des organismes spécialisés tout en 1 ? Ou faut-ils contacter plusieurs prestataires ?

Comment faites vous pour le paiement des prestations ?

Merci d'avance.
La très ennuyée Anastasia qui ne sais pas comment faire.

question bête, c'est la première fois que ton entreprise organise ce genre de chose, sinon la personne que tu remplaces doit avoir un dossier.

Avant toute chose, demander l'accord de ton boss pour passer par un organisme extérieur.

Pour le clef en main, je pense que oui, voir par internet demander devis et faire jouer la concurrence.

Le paiement se fait déjà par l'acceptation du devis, signé par ton bon, après il y a facturation et paiement.

donne nous plus d'infos : nombre de personne fixe 80 ? combien de temps dure ton seminaire ? sinon il faut réserver des hôtels.... d'où viennent le gens de France ? sinon étranger prévoir d'aller les chercher à l'aéroport ?

Oui c'est la première fois, que nous organisons vraiment un séminaire extérieur, avant c'était à la bonne franquette en interne sans traiteur ni autre sté extérieur, mais cette fois ci mon entreprise souhaites faire les choses un peu plus professionnellement mais je ne sais pas quoi faire, as-tu toi des sociétés avec les quels tu a l'habitude de travailler ? Un traiteur, un organisme de location de salle, un fleuriste ? Je ne sais pas ce qu'il faudrait d'autres ?
Merci de vos réponses.
Ana

80 personnes, tous d'ile de France. Donc pas de pb de transport. Ils viendront tous là ou il faut.
Une seule journée.

Si j'ai bien compris c'est en interne, déjà un peu plus facile :

1) liste précise des invités à te donner
2) envoi par mail à tous les participants et confirmation de leur participation

3) prends un lieu stratégique pour la réunion par forcément Ris Orangis - autre lieu mieux déservi, si tu as internet fais une recherche google location salle pro.... Il y en a, voir si ils ne fournissent pas l'eau, café et jus de fruits, ça t'évitera de t'en occuper.

4) Si une journée, demander à ton boss, si il désire que vous alliez au resto, ça m'étonne vu le nombre, sinon tu peux négocier avec un resto proche de la salle, des prix t'inquiète pas pour 80 personnes ils le font....

5) le style déco fleur je ne le ferai pas......

6) Bien gérer l'envoi des convocs et la réception, prévoir plan d'accès aussi à fournir préalablement.

7) tenir un tableau sous excel, liste des participants, renvoi du ok participation.

Je peux pas t'indiquer un traiteur, nous on travaille avec Pomona, mais ils ne font que livrer la nourriture, c'est à toi de te débrouiller après....

Un lien qui a l'air pas mal :

http://fr.local.yahoo.com/Essonne/Ris-Orangis/Location_de_salles/fr100000551-s-12650211.html

pensez à comparer les prix mais deux mois c'est un peu short....

Merci pour tes infos, ça m'aide un peu...je vais commencer par ça.

Comment ça se passe toi au niveau du règlement des prestataires dans ton entreprise ?

J'aimerais pouvoir donner l'information sur le paiement aux prestataires avant qu'il ne me pose la question.

Habituellement on paye nos prestataires à 30j. fin de mois, mais peut être que dans ce genre d'organisation ça ne se fait pas ?

Merci encore pour tout.
Anass.

Ton boss doit te dire si il a besoin d'un retro projecteur ou autre, si il faut préparer des dossiers de travail pour chaque personne.

Prévoir un questionnaire anonyme après pour savoir si les gens ont été contents ou non (il y a tjs des raleurs ne pas s'inquiéter)

Je jette pêle mêle les idées

30 jours fin de mois, c'est normal, de plus dans le devis c'est noté le mode de règlement et échéance, penser à faire viser le devis et la facture par ton boss, ça évite les réflexions du style j'étais pas au courant, je ne sais pas quelles sont tes relations avec lui, mais il vaut mieux se couvrir, surtout que les sommes engagées vont être importantes.

fais un tableau excel, des dépenses.... quel est ton budget ?

Pas vraiment de budget prévu, car toute première fois, mais effectivement mon patron, me demande un devis détailler du type de préstation que je peux lui proposer, mais c'est vague encore pour le moment.
Si y'a des reglements par le net ? comment fait-tu ? Cela t'ai déjà arrivé ?

e règlement c'est niet, pas pour une entreprise, de plus il faut ouvrir un compte, trop imprudent je ne le ferai pas à titre professionnel....

Tu prends le téléphone, ta plus belle voix, et tu appelles pour une location de salle, demande un devis ! de plus souvent il travaille avec des restos.... donc te casse pas la tête....

Merci pour toutes tes réponses, je vais essayer de creuser le sujet...

Encore merci de ton aide.

Bonne soirée.
Anass.

De rien, certainement que d'autres personnes vont te répondre, n'hésite pas à demander !

Bonne soirée

Bonjour tout le monde,

Anass, il n'y a personne dans ton équipe qui peut t'aider. Tu es nouvelle et tu dois faire ça toute seule ?

Sinon, je ne peux pas t'aider, je n'ai jamais eu l'occasion de faire ce genre de chose.

J'étais juste curieuse de savoir pourquoi personne autour de toi ne peut t'aider, alors que tu débutes.

Organiser pour 80 personnes en deux mois, c'est un vrai défi !

Je te conseille de te rapprocher des hôtels (Mercure, Iis, etc...). Ils proposent des formules séminaires (location de salle et restauration) à prix compétitifs.
Tu auras deux services en un.

Ensuite, oui :
- liste des invités
- envoi des invitations (je te conseille par courrier, mail et téléphone vu le délai)
- réception des confirmations et relances des non-réponses
- réservation (en même temps que l'envoi des invitations de la salle et de la restauration)
- confirmation du nombre fixe à la salle et restauration
- papeterie d'accueil
- accueil
- gestion de la journée (documents, contacts, planning, cadeau...)
- remerciements après le séminaire

Et, dans le même temps tous les outils d'organisation pour ton chef :
- comparaison des différents hôtels pour l'accueil et la restauration
- budget du projet
- conditions de réglement
- validation des documents d'accueil...

Bref...
Tout un programme !
Mais très intéressant !

Non Véronique, personne ne peut m'aider sur le sujet dans mon entreprise, c'est pour cela, que je me suis persmise de demander des informations sur le site...Si vous pouvez m'apporter votre expérience, ça pourrait peut-être m'orienter dans mes démarches.

Merci.

Anass

Pour les déplacements vous utiliser une agence de voyages ?

Re Bonjour,
Quand je consulte plusieurs prestataires, on me propose du e-reglement, que faites vous dans ces cas là ? Ca se passe comment dans votre entreprise ?

Merci encore.
Anass

Perso, aucun e-règlement, je n'ai que des prélèvements automatiques pour EDG, téléphone, gdf le reste niet.

Pour les déplacements, tout dépend la distance... a moins que les participants viennent de plusieurs pays, tu peux organiser toi-même via le site de la SNCF ou encore en te rendant directement au guichet.

Concernant les réglements, même réponse que Papillon.
Je e conseille chèque ou virement/prélèvement mais pas de e-réglement...
Je ne pense pas que le type de prestataires dont tu ais besoin ne prenne que ce type de réglement !