action relance clients

Bonjour

Je dois mettre en place une procédure de relance clients je ne sai spas comment m'y prendre et en plus uil me reste une semaine pour la faire. Quelqu'un peut il m'aider. L'entreprise dans laquelle je travaille est une petite structure.
Merci d'avance pour vos réponses

Tu dois les relancer pour quoi exactement?

Je dois mettre en place la procédure de relance clients (les impayés)...Je sais pas comment m'y prendre.

Ah excuse moi j'avais mal compris:
ce que je voulais dire c est que les relances ca correspond à quoi? des impayés?

Oui elles correspondent aux impayés. Pouvez vous m'aider?

J'ai trouvé ceci:


Vous constatez des retards de paiement d’un client et vous cherchez des moyens pour vous faire régler.

Tout d’abord, il est sans doute utile de rappeller que vouloir être règlé est logique. Aucun client ne peut vous tenir rigueur du fait de vouloir être payé pour le travail, la prestation, la marchandise … que vous lui avez fourni donc ne tardez pas à envoyer votre facture une fois votre prestation réalisée : vous éviterez déjà de nombreux impayés

Par ailleurs, ne pas relancer un client en retard peut passer pour un signe de « faiblesse » et inciter votre client à en profiter.
C’est pourquoi il est nécessaire de mettre au point votre stratégie de relance client.


I/ Comprendre pourquoi il ne paye pas

Dans un premier temps, dès les premiers jours de retard, prenez le temps de téléphoner à votre client pour lui indiquer courtoisement que vous n’avez pas reçu son règlement.

Nous pouvons cerner 3 grandes causes de non paiement

1/ La bonne foi : le client a complètement oublié de vous régler et va le faire immédiatement ce qui nécessite courtoisie de votre part lors de votre premier coup de téléphone de relance (nul n’est à l’abri d’un oubli …).

Si le client est effectivement de bonne foi, le règlement doit vous parvenir dans les jours suivants : le problème est règlé.

2/ La mauvaise foi : le client indique une mauvaise raison pour ne pas avoir envoyé son règlement : je n’ai pas eu le temps, je n’ai pas de chèquier sur moi, mais aussi j’ai oublié, je vous envoie ce soir mon chèque par courrier …
Il évoquera peut être de mauvaises raisons pour éviter d’avoir à vous avouer qu’il a des problèmes de trésorerie

Si le client est de mauvaise foi, au bout d’une semaine, votre boite aux lettres sera désespérément vide : vous allez dès lors passer dans la deuxième phase de relance

3/ Il a en toute connaissance de cause « oublié » de vous régler parce qu’il n’est pas satisfait de votre prestation et vous l’indique par téléphone.
A vous d’analyser la situation avec lui et de vérifier si votre prestation n’a pas souffert d’un problème de qualité (mauvaise execution des travaux, retard dans les travaux …). Si c’est le cas, vous devez « réparer » votre faute, si vous estimez que votre prestation ne souffre d’aucun défaut et que votre client est de mauvaise foi, vous allez dès lors passer dans la deuxième phase de relance qui sera une relance plus «énergique » avant d’en arriver à la phase contentieuse.

En général, la plupart des litiges clients sont règlés avant la phase contentieuse.

II/ Exemple de relance client: ADAPTER A LA SITUATION RENCONTREE


A NOTER

La relance client doit être menée régulièrement auprès de tous vos clients.
Faites le point une fois par semaine, toujours le même jour, à la même heure sur les factures impayés pour relancer systématiquement vos mauvais payeurs.



1/La première relance peut être téléphonique.

Bonjour M. ....

Pourrais-je parler à ...............

Par contrat en date du ... / ... / ..., vous avez acheté .... à notre entreprise.

Notre facture du ... / ... / .... prévoyait un paiement de votre part le ... / ... / ....

Or, vous n'avez pas à cette date répondu à notre appel de paiement du ... / ... / ...

Sans doute avez vous oublié de nous régler cette facture ?

Au revoir, Monsieur ...


2/ Une lettre peut suivre une semaine après, si, entre-temps, le règlement ne vous est pas parvenu. L’approche téléphonique ayant permis d’adapter plus finement votre courrier aux motifs de retard invoqués par votre interlocuteur.


PREMIERE RELANCE CLIENT

Objet : paiement de la facture n° ... Première relance
Monsieur,

Nous vous rappelons qu'au terme de notre contrat du ... / ... / ...., et de notre facture n° ... du ... / ... / ..... vous restez nous devoir la somme de ......... euros, se décomposant comme suit :
.
Nous sommes persuadés qu’il s’agit d’un oubli de votre part. Nous nous permettons toutefois de vous indiquer que, à défaut de paiement après cette première relance, nous serions amenés à vous facturer les intérêts de retard prévus par nos conditions générales de vente.

Nous vous invitons à nous contacter au cas où ce retard serait volontaire, et cela afin de nous en communiquer les motifs.
Dans le cas où votre règlement nous parviendrait avant réception de ce courrier, nous vous demandons de considérer cette lettre comme nulle et non avenue.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments distingués.
J. Martin,

3/ Le ton de la seconde lettre sera plus ferme. Cette lettre sera adressée en recommandé.

DEUXIEME RELANCE CLIENT


Lettre recommandée avec AR

Objet : paiement de la facture n° ...
Mise en demeure

Monsieur,

Par contrat en date du ... / ... / ..., vous avez acheté .... à notre entreprise.
Vous deviez donc honorer notre facture du ... / ... / ....
Malgré nos relances, il apparaît que vous restez toujours nous devoir la somme de ...... euros.
En conséquence, nous vous mettons en demeure, par la présente lettre recommandée avec accusé de réception, de nous régler cette somme dans les huit jours qui suivent la réception de cette lettre, dernier délai.
Faute de paiement par vous avant cette date, nous nous verrons dans l'obligation de recouvrer cette somme par tout moyen de droit.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments distingués.

J. Martin,

4/ Si le client n’a toujours pas règlé après votre mise en demeure, il convient d’engager une action en contentieux
II/ La phase contentieuse

L’injonction de payer

Il s’agit d’une procèdure de recouvrement judiciaire rapide et peu onéreuse permettant d’obtenir un titre exécutoire sans avoir besoin de se faire assister d’un avocat.

Conditions

Il est possible de recourir à cette démarche si la créance résulte d’un contrat et si son montant est déterminé,
la créance est établie par une facture, une traite, un billet à ordre, une reconnaissance de dettes.

Tribunal compétent
Les démarches devront être effectuées auprès :du greffe du Tribunal d’Instance lorsque le débiteur n’est pas commerçant ou si la dette n’est pas de nature commerciale, du greffe du Tribunal de Commerce si le créancier et le débiteur sont commerçants ou si la dette est relative à un acte de commerce.
Le tribunal territorialement compétent est celui du lieu où le débiteur a son domicile.

Mise en œuvre
Une demande écrite doit être adressée au greffe du Tribunal compétent. Cette requête peut être établie à partir du formulaire type mis à la disposition par les greffes ou être établie sur papier libre. Dans ce cas, la demande doit comporter obligatoirement les mentions suivantes :
-nom, prénom, domicile et profession des créanciers et débiteurs (pour une société : raison sociale, la forme juridique, le siège social),
-montant de la somme réclamée et origine de la créance.
La requête peut être transmise par lettre simple ou être remise en mains propres aux greffes du tribunal.
Dans tous les cas, la demande d’injonction de payer devra être accompagnée des documents justifiant la créance : devis, facture, bon de livraison, lettre de relance, mise en demeure, reconnaissance de dettes…

Procédure

En cas de rejet de la requête par le juge, le créancier ne bénéfice d’aucun recours. S’il entend poursuivre le recouvrement de sa créance, il doit alors assigner le débiteur en justice.
Si le juge accepte la requête, il remet une ordonnance portant injonction de payer. Le créancier a alors six mois pour faire signifier l’ordonnance, c’est à dire saisir un huissier en lui remettant une copie certifiée conforme de sa requête et de l’ordonnance rendue. L’huissier sera chargé de se rendre au domicile du débiteur pour l’avertir de cette décision.
Par la suite, le règlement de la dette peut intervenir. A défaut, le créancier peut demander au juge, dans les deux mois suivant la signification, d’apposer sur l’ordonnance la formule exécutoire. En cas de non-paiement, une procédure de saisie pourra être mise en œuvre par un huissier de justice.
Précision : le débiteur a la possibilité de former opposition à l’ordonnance d’injonction de payer dans le mois suivant sa signification. L’opposition peut porter sur le bien-fondé de la créance ou la régularité de la procédure.


L’assignation en paiement
Cette procédure de droit commun permettant d’obtenir un titre exécutoire est plus longue et plus coûteuse. Les parties devront généralement être assistées d’un avocat.
Tribunal compétent : le litige relève de la compétence :
- du Tribunal d’Instance (pour un litige d’un montant inférieur à 7 600 euros) ou du Tribunal de Grande Instance (au delà de 7 600 euros) lorsque le débiteur n’est pas commerçant ou si la dette n’est pas de nature commerciale,
- du Tribunal de Commerce si le créancier et le débiteur sont commerçants ou si la dette est relative à un acte de commerce.
Le tribunal territorialement compétent est en principe celui du lieu où le débiteur a son domicile.
Toutefois, si la demande de paiement résulte de l’application d’un contrat, le créancier peut librement choisir de saisir :
- le tribunal du domicile du débiteur,
- le tribunal du lieu de livraison effective des marchandises,
- ou encore le tribunal du lieu d’exécution de la prestation de services.
A noter : une clause attributive de compétences insérée dans un contrat conclu entre commerçants permet de déroger aux règles de compétence territoriale.

Déroulement

La demande présentée devant le tribunal doit être formée par acte d’huissier assignant le défendeur à comparaître devant le tribunal à une date et heure déterminées.
Différentes issues sont possibles :
- soit le débiteur reconnaît sa dette, il est alors condamné à la payer et un échéancier peut être convenu,
- soit il conteste le bien-fondé de sa dette, il lui appartient alors d’apporter les éléments de preuve au juge afin que ce dernier puisse être en mesure de statuer
Si le juge décide d’accorder un titre exécutoire, le créancier devra faire signifier celui-ci par un huissier de justice. A défaut d’obtention du paiement, le créancier peut :
- faire assigner le débiteur en redressement judiciaire si ce dernier est un commerçant,
- ou faire saisir et vendre par huissier les biens du débiteur.

Merci beaucoup. Quelqu'un peut il me dire combien de temps faut il attendre entre chaque lettre? Et comment puis je automatisée ces lettres? Merci

Personne pour m'aider?

Je peux pas te dire j ai pas la reponse.. On va dire que moi j attendrais 2 semaines entres chaque...

merci c'est ce que je pensais faire. Tu as déjà informatisé des lettres de relance ?

Tu veux dire mettre des champs? type formulaire?

Oui je veux les faire sur Word et insérer des champs...mais comment je peux présenter cela à l'examen?merci pour tes réponses

Et bien tu imprimeras ta feuille avec les code de champ si tu veux montrer que tu l as automatisé

Tu aurais une idée d'un tableau pour suivre les impayés ?

Et bien je mettrais:

Le nom de la personne ou la raison sociale
L'objet de la dette
le montant qu'il doit
une autre colonne "date de paiment" (si paiment apres tes lettre de relance)

Pour le moment je vois que ca.. apres je ne connais pas tes données, donc je ne sais pas vraiment ce que tu peux mettre dedans, je dirais que c est a toi de voir en fonction de tes dossiers

je te joins le fichier que Jessie avait mis en liens dans un des post: http://upload.is.free.fr/upload/Fiche%20de%20suivi%20des%20impayes.doc

peut etre que ca pourra t aider