Premier poste: besoin de conseils!

Bonjour,

J'ai eu mon BTS AD, il y a deux ans. Je n'ai fait que des contrats sans intérêt sur le plan professionnel jusqu'ici.

Là, je me retrouve en poste pour 2 mois dans une grosse structure, beaucoup de responsabilités et un manque évident d'expérience.

Je stresse comme pas permis, vu que je me mets la pression; ce qui me conduit à faire des erreurs (je fais les choses trop vite) qui du coup, ne font que faire monter la pression! Erreurs que je reproduis par la suite, en plus!

Du genre au téléphone, j'ai du mal à garder mon calme et la tête froide.
Surtout que les problèmes surviennent généralement quand je suis seule au secrétariat (sinon, ce ne serait pas drôle!!) (en général, il y a deux voire trois secrétaires) pour des urgences (du moins pour les clients qui ne comprennent pas qu'ils ne sont pas seuls), sachant que les supérieures sont souvent absentes... Et que ça sonne sur plusieurs lignes...

Je perds confiance en moi, je commence même à me demander si je suis faite pour ce métier!
En plus, cela influe sur ma vie personnelle, car cela crée un état de stress permanent (palpitations, migraines, oublis, erreurs d'étourderie, insomnie...).

Comment vous avez fait lors de votre premier "gros" poste? Merci.

Salut Cb !

Je te conseille de prendre un petit dossier en cours, facile à gérer, pour commencer.
Tu le gères de A à Z. Tu vas pouvoir retrouver un peu de confiance en toi.
Puis tu enchaînes sur un projet un peu plus important.

Pour le téléphone, il faut que tu penses à respirer lentement et que tu souris. C'est peut-être bête, mais inconsciemment, tu vas mettre à l'aise ton interlocuteur et tu te sentiras moins agressée.

Je me retrouve un peu dans la même situation en ce moment. Soit disant, un poste simple. Ok, il ne demande pas de compétences extraordinaires mais la pression est importante. Je suis en remplacement pour deux semaines et j'ai eu un jour de formation. On a tout survolé avec la personne que je remplace.

J'ai à gérer, les mails, le courrier (avec une procédure compliquée (des chemises, des sous-chemises, des photocopies en nombre variable selon les services, des tampons différents selon le type de document, des choses à surligner de couleur différente...) avec une masse de courrier importante chaque jour), les fournitures, le classement, l'envoi du courrier.
Ca prend un peu de temps de faire tout ça sans erreur.

Mon problème est surtout que le téléphone sonne en continu. Je reçois appel sur appel de l'ouverture à la fermeture avec des personnes qui ne connaissent pas leur n° de client (ça, ça va) mais pas leur secteur géographique ( ce qui me permet de les passer à la bonne personne): ils doivent réfléchir longtemps parfois pour me donner une réponse.
Ensuite quand j'essaie de passer la personne, elle ne répond jamais ou presque! Et l'appel revient à l'accueil si personne ne répond! (donc à moi qui perd du temps!).
Je n'ai heureusement pas peur du téléphone et je garde mon calme. Parfois quand même, j'ai la voix éraillée à force de parler fort parce que la personne m'entend mal et j'ai des bouffées de stress parce que je n'ai pas le temps de "respirer" entre deux appels, faire une micro-coupure pour me remettre aux autres tâches que j'ai à faire parce que... le téléphone sonne encore.

Je n'ai pas le temps de me mettre à faire ce que j'ai à faire (le classement, de la mise en forme de documents....). Surtout qu'en théorie, je ne dois manquer aucun appel!

Une de mes collègue a occupé ce poste mais elle ne se rend pas compte que je ne connais pas tous les raccourcis téléphoniques (que je dois chercher! avec un double appel en même temps), que je peux difficilement m'éloigner de mon poste de travail car j'ai toujours des informations à chercher sur l'ordinateur (contrairement à ma collègue qui connaît les clients), si je m'éloigne (pour faire du classement par exemple) je ne peux pas transférer les appels depuis le 2è téléphone que je prends quand je m'éloigne (je dois donc donner les lignes directes aux clients qui retombent sur moi car mes collègues ne décrochent jamais)...
Contrairement à elle (qui fait ça depuis plus de 20 ans), je ne connais pas les clients, les produits... Je ne peux pas répondre au téléphone et faire les autres tâches en même temps parce que j'ai besoin de me concentrer un minimum. Je ne dis rien, je dis oui-oui et je fais au mieux mais elle ne se rend pas compte!

Bref, je me suis faite bien "casser" par cette collègue alors que je fais le maximum, je me dévalorise, je n'ai plus envie d'y aller. Je termine bientôt heureusement. Elle juge tout ce que je fais (la façon dont le bureau est rangé, comment je fais le classement, la façon dont je tiens le téléphone): bref, elle me prend pour une stagiaire de 18 ans tout juste entrée en formation et sans expérience. Tout en me faisant perdre du temps, me mettant la pression et me dévalorisant.

Je tiens jusqu'à la fin; mais j'aurais aimé que l'on me dise tout ça lors de l'entretien, j'aurais sans doute refusé. J'aime mon métier mais quand je peux l'exercer correctement.