Trop de choses en même temps

Je suis actuellement sur un poste sur lequel je suis tout le temps coupée dans ce que je fais pour des choses urgentissimes (genre le dossier à relier en urgence pour le commercial donné une demie-heure avant qu'il ne parte; alors que je faisais autre chose d'important également).
Je viens d'arriver et me vois mal remettre en cause le fonctionnement.

Le hic est que du coup, je ne sais plus où j'en suis.
Je précise que je n'ai pas de mémoire immédiate ou en tous cas, très mauvaise. Du coup, je note absolument tout ou presque!

La collègue que je remplace avait l'habitude de faire ces tâches, elle n'était pas comme moi, hyper concentrée sur ce qu'elle faisait pour ne rien oublier et tout bien faire du premier coup.

Avez-vous ce genre de problèmes? Comment faites-vous ?