B) Les différents niveaux de responsabilités NIVEAU DE DIRECTION :
Décisions stratégiques - Objectifs (ex : Extension du Réseau de Ventes) ;
NIVEAU INTERMEDIAIRE :
Décisions tactiques - Directeurs et Responsables de services (ex : prévoir le découpage des régions, recruter les commerciaux) ;
NIVEAU D'EXECUTION :
Décisions opérationnelles (ex : consulter le fichier de prospection).
C) Les différents types de relations Organes opérationnels :Sont considérés comme organes opérationnels ceux qui concourrent directement à l'activité de l'entreprise : service Achats, Ventes, Livraisons, Magasin.
Si 1 opérationnel cesse de travailler, la production correspondante n'est pas fournie.
Les opérationnels font partie de la
ligne hiérarchique. Ils comprennent les responsables des directions, des services et les employés.
Organes fonctionnels :Sont considérés comme organes fonctionnels ceux qui ont pour rôle de conseiller, d'assister : Recherche, Contrôle, Marketing, DRH, fonction de Secrétaire Général, fonction d'Assistant.
Il peut exister ce que l'on appelle 1
état major. Il est composé de spécialistes qui ont 1 rôle de conseil. Ils peuvent être chargés d'étudier 1 dossier spécifique afin de proposer 1 solution.
En cas d'absence d'1 fonctionnel, l'entreprise va continuer à produire même si certaines décisions doivent être retardées.
Dans la réalité de l'entreprise, la frontière est souvent difficile à établir entre ces 2 catégories. En effet, les services fonctionnels ont 1 rôle de conseil mais ont souvent 1
délégation d'autorité sur les services dans leur domaine de compétence (ex : Directeur Marketing sur Service Commercial)
Relations de coopération :Elles peuvent être créées officiellement (formelles) ou spontanément (informelles).
Ex de coopération formelle : comités, commissions, groupes de projet.
Pour prendre certaines décisions (commande spécifique), la collaboration de personnes des divers services concernés est nécessaire.
Dans le même ordre d'idée, les décisions stratégiques peuvent être prises au niveau du
comité de direction. Sur 1 organigramme, le comité de direction doit être représenté à l'aide d'1 symbolisation spécifique puisqu'il ne correspond pas à 1 organe permanent doté d'1 personnel propre.
D) Les divers types de structures La structure hiérarchique linéaire : C'est la + classique. Elle est issue des principes de H. Fayol qui a été l'un des premiers à insister sur la nécessité de la formation des futurs responsables à leur fonction. Il a beaucoup travaillé sur les organigrammes. Les principes sont les suivants :
- "Pour 1 action quelconque, un agent ne doit recevoir des ordres que d'un seul chef". C'est la dépendance dite
hiérarchique.
Si plusieurs personnes vous donnent des ordres chacun par rapport à leurs compétences/fonctions respectives, on parlera alors de dépendance
fonctionnelle.
Ne confondez pas les 2. Le personnel d'encadrement doit être aussi réduit que possible.
Dans les entreprises, la ligne hiérarchique s'est considérablement réduite ces dernières années. Le découpage des responsabilités peut se faire :
- par fonctions ;
- par produits ;
- par zones géo ;
- par types de clientèle...
La structure line and staff : ou hiérarchico-fonctionnelle. La structure hiérarchique définie par H. Fayol et la structure fonctionnelle définie par Taylor ne sont + employées seules.
La logique est la suivante :
-
line : les responsables
hiérarchiques (opérationnels) qui disposent d'1 autorité sur 1 service ;
-
staff : les fonctionnels qui ont 1 rôle d'information et de conseil dans leur domaine de compétences : Contrôleur de gestion : Conseiller développement, Conseiller communication.
Ce peut être
l'état major placé auprès de la Direction Générale ou auprès de certaines directions de services (techniques, commerciales, financières).
Ces fonctionnels, en + de leur fonction d'assistance, reçoivent 1 délégation d'autorité sur les services opérationnels :
- soit pour l'organisation de l'activité considérée (recrutement du personnel) ;
- soit pour des contrôles (gestion, rémunération).
Avantages : Le principe de l'unité de direction est maintenue.
Inconvénients : Risque de conflit entre hiérarchiques et fonctionnels. Les structures par projets : -
structure matricielle : cette structure place chaque groupe de travail sous 1 double autorité opérationnelle et fonctionnelle.
Elle est surtout utilisée dans de grandes entreprises ayant :
* des lignes de produits variés ;
* des projets longs et complexes ;
* 1 environnement de travail en évolution rapide.
La répartition des tâches autour d'1 produit ou d'1 projet se fait en fonction des 2 critères suivants :
* le fonctionnel - responsable de la fonction ;
* l'opérationnel - le chef de projet.
=> principe de dualité de commandement.
Avantages : ce type de structure peut permettre 1 meilleure coordination et des prises de décisions + nombreuses sur les niveaux intermédiaires.
Inconv : le coût de fonctionnement est élevé et les relations entre les services peuvent devenir complexes.-
structure en réseau :
Tout comme la structure matricielle, c'est 1 structure par projet mais organisée en réseau. C'est la structure qui a été utilisée pour le Comité d'Organisation des Jeux Olympiques d'Albertville. A chaque projet sont affectés des moyens matériels et humains. Les différents projets sont liés les uns aux autres par des outils de communication ("ponts", "passerelles", ordinateurs en réseau).
Chaque projet comporte des tâches spécifiques mais également des tâches communes à tous les autres projets.
=> Importance du respect du calendrier et de la communication.
E) Conception des organigrammesL'organigramme est la représentation graphique de la structure d'1 organisation. Il permet de visualiser :
- les différents organes ;
- les relations entre les organes.
C'est à la fois :
- 1
outil d'analyse : il permet de pointer des anomalies ou des insuffisances
- et 1
instrument d'information : en interne, il permet de se situer dans la hiérarchie. En externe : image de l'entreprise.
Il existe différents types de représentation :-
organigramme de présentation : il a 1 rôle publicitaire et peut retenir l'attention par son originalité : présentation en étoile - photographies. Les infos sont limitées au noms et fonctions des responsables ;
-
organigramme en bannière : déployé à l'horizontale, il met bien en valeur les niveaux de responsabilités et de dépendances ainsi que les liaisons hiérarchiques ;
-
organigramme replié : déployé à la verticale afin de gagner de la place ;
-
organigramme afnor ou normalisé.
1.1.5 Gestion des risques dans l'entrepriseC'est le Directeur Général qui est responsable la sécurité dans l'entreprise. Mais le service RH est l'outil de mise en place des décisions prises en haut lieu. A ce titre, l'assistant RH peut être amené à travailler sur la mise en place de nouveaux projets ou sur le suivi des relations extérieures. Ce travail peut se mener conjointement avec le CHSCT ou les partenaires sociaux.
Qu'est-ce que le CHSCT (Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail) ?Le CHSCT est en charge de protéger la santé et la sécurité des salariés en entreprise. Il aide aussi à améliorer les conditions de travail des salariés.
Il est institué dans les entreprises d'au moins 50 salariés.
Il se réunit au moins 1 fois tous les trimestres. Il se réunit en + après 1 accident qui a entraîné ou qui aurait pu entraîner des conséquences graves ainsi qu'à la demande de 2 membres du comité.
Qui peut être membre du CHSCT ?Il est composé du chef d'entreprise ou son représentant et d'1 délégation du personnel.
Les membres de la délégation du personnel sont désignés par 1 collège constitué par les membres élus du comité d'entreprise et les délégués du personnel.
Le médecin du travail et le chef de service de sécurité et des conditions de travail siègent aussi au CHSCT mais ils n'ont qu'1 rôle consultatif.
Le CHSCT est-il obligatoire dans toutes les entreprises ?Il doit obligatoirement être mis en place dans les entreprises qui ont au moins 50 salariés.
Dans les entreprises de moins de 50 salariés, ce sont les délégués du personnel qui exercent les missions du CHSCT.
L'inspecteur du travail peut décider de créer 1 CHSCT dans les entreprises de moins de 50 salariés lorsqu'il pense que c'est nécessaire par rapport à la nature des travaux, de l'agencement ou de l'aménagement des locaux.
Quel est le rôle du CHSCT ?Il fait 1 analyse des risques professionnels auxquels les salariés pourraient être exposés et 1 analyse de leurs conditions de travail.
Il s'occupe également de la prévention des risques professionnels. Il peut proposer des actions de prévention.
Il est consulté avant la prise de décision d'aménagement important qui modifie les conditions d'hygiène, de sécurité et les conditions de travail.
1.1.6 Relation avec les organismes sociauxASSEDIC, CAF, Mutuelle, URSSAF...
1.1.7 Application de la convention collectiveRèglement intérieur selon l'activité de l'entreprise.
1.1.8 Tenue du tableau de bordPour les infos à suivre (chiffrées), voir la tendance avec des indications temporelles.
1.2 Gestion des embauches1.2.1 Participation au processus de recrutementSuivant les entreprises, l'assistant intervient peu ou beaucoup dans le processus de recrutement.
1.2.2 Accueil des nouveaux salariésSuivant les entreprises, l'assistant peut :
- donner au nouveau salarié les documents contractuels : règlement intérieur, mutuelle, convention collective, livret d'accueil... ;
- le présenter dans l'entreprise ;
- lui fournir les infos dont il peut avoir besoin pour faire son travail : procédures, fichiers, imprimés... ;
- mettre à jour son dossier dans le fichier du personnel.
1.2.3 Gestion des mouvements de carrièreDes postes peuvent être créés ou pourvus en interne. C'est souvent à l'assistant de gérer ceux-ci. La démarche est la même que celle décrite dans la partie "Appréciation des collaborateurs".
1.3 Gestion de la formationDans ce cadres, l'assistant peut :
- participer à la formalisation de la politique de formation suivie par l'entreprise ;
- préparer les dossiers pour la présentation au CE ;
- collecter et synthétiser les besoins en formation ;
- informer des décisions d'arbitrage ;
- planifier les formations (plan de formation) ;
- contrôler les présences ;
- effectuer les déclarations légales ;
- mettre à jour les dossiers des collaborateurs.
1.4 Gestion sociale des salariés1.4.1 Participation aux oeuvres socialesLes entreprises participent aux oeuvres sociales pour favoriser les salariés ou leur offrir des prestations "hors travail". ex : colonie de vacances, moyen de transport en commun, crédit médico-financier, fond de solidarité, voyage organisé, club sportif...
1.4.2 Suivi des relations avec les partenaires sociauxC'est souvent l'assistant RH qui fait l'interface entre les partenaires sociaux : CE, DP, syndicats et les salariés ou la direction.
Elle peut aussi se mettre à leur service pour l'organisation de projets divers et pour l'organisation des élections.
1.4.3 Gestion des conflits individuels ou collectifsL'assistant RH désamorce les conflits individuels en essayant de trouver des réponses ou des solutions aux origines du conflit.
Pour pouvoir faire face au conflit collectifs, il est indispensable qu'il ait des connaissances sur le groupe de travail pour pouvoir le comprendre et agir sur lui de façon efficace.
1.4.3.1 Le groupe de travail1 groupe de travail est 1 ensemble de personnes réunies dans le but de réaliser en commun 1 activité, prendre des décisions ou échanger des idées (1 service, 1 réunion de travail, 1 groupe de réflexion, 1 conférence...)
L'assistant pouvant être amené à conduire 1 groupe de travail, doit en connaître les caractéristiques et le fonctionnement.
1 groupe de travail qu'est-ce que c'est ?-
Carte d'identité d'1 groupe de travail :
Eléments objectifs qui s'imposent à l'animateur (effectif, objectif du groupe...). L'assistant doit les connaître pour organiser son intervention, apprécier à l'avance les risques de conflits, prévoir les parades, choisir son style d'animation.
-
Fonctionnement d'1 groupe de travail :
Il dépend :
- des réseaux de communications organisationnels et relationnels ou sociologiques ;
- du rôle (place qu'il détient réellement dans le groupe du fait de sa personnalité) et des statuts des acteurs (place donnée dans le groupe par l'organigramme de structure) ;
- de la culture du groupe ;
- de la phase du cycle de vie du groupe.
-
Conduite d'1 groupe de travail :
*
le rôle de l'animateur : il doit faire progresser le groupe. Pour cela :
- il organise (prépare, acceuille, détermine les objectifs et fixe les méthodes de travail) ;
- il fait produire (suscite la réflexion, stimule la créativité, incite à la réalisation) ;
- il régule (provoque des échanges, repère les personnalités des acteurs, du groupe, désamorce les conflits, neutralise les conflits déclarés).
*
le style d'animation :l'animateur choisit son style d'animation en fonction :
- de la carte d'identité du groupe ;
- du fonctionnement du groupe ;
- des comportements individuels.