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 L'organisation de votre bureau

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mel
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MessageSujet: L'organisation de votre bureau   Mer 31 Oct - 17:07

Avez-vous des manières ou méthodes afin de faciliter l'organisation de votre bureau.
Par exemple, l'utilisation d'un trieur, des pochettes, sous-pochettes, des box ... ?!? ou encore le courrier "arrivée" à gauche et le courrier "départ" à droite ??
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MessageSujet: Re: L'organisation de votre bureau   Jeu 1 Nov - 8:53

Pour le moment j'ai pas du tout réorganisé mon bureau car le matin je suis à laquelle et que je peux pas trop (et comme l'aprem je suis sur un autre bureau..) donc j'ai laissé le bureau de mon ancienne collegue tel quel et je peux te dire j'ai du mal à m y retrouver meme si au fur et a mesure, j'ai mes dossiers à moi ect.. y a tjs ces tiroirs avec tout pleins de truc dont je ne sais pas quoi faire...
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mel
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MessageSujet: Re: L'organisation de votre bureau   Jeu 1 Nov - 9:27

Ah voilà un peu comme moi !
Je remplace une personne, mais cela fait neuf mois que j'occupe ce poste, et j'aimerais bien me créer mon propre environnement.
Il y a toujours ses affaires que ne n'ose pas toucher....
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MessageSujet: Re: L'organisation de votre bureau   Jeu 1 Nov - 9:54

Ah bah voila pareil.. meme dans mon bureau en haut j ose pas enlever les affaires des autres... mais ca m agace aussi les gens qui se barrent sans vider leur bureau et en te laissant des merdes: des vieux stylos machouillé, des piles usagées, des trucs tu te demandes ce que ca fait dans ton bureau
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papillonbleu
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MessageSujet: Re: L'organisation de votre bureau   Mar 13 Nov - 20:51

.alors personne n'a des idées!!?
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Osandia
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MessageSujet: Re: L'organisation de votre bureau   Mar 20 Nov - 21:12

Perso, j'utilise un trieur ( un de ses classeurs à onglets avec élastiques). Il me sert à garder sous la main, trace de tous les dossiers en cours. Certe, il est tres épais, mais c'est un vrai plaisir de le voir diminuer au fur et à mesure... Mes onglets s'intitulent, par exemple:
- en attente de livraison
- facturation à suivre
- demandes de voyages en cours
- reponses en attente
- à relancer
- notes de frais à traiter pour remboursement
- appels d'offres à suivre
- etc...
En paralèlle, j'utilise un agenda papier grand format ( 1 jour/page) sur lequel je note ce que j'ai à faire aux différentes dates et je raye au fur et à mesure que j'effectue les taches... C'est génial de voir en fin de journée une page pleine de rayures... car du coup, je sais que ma journée a été bien remplie...Auparavant, je faisais tellement de choses dans la journée que parfois je ne me rapellais meme plus de ce que j'avais effectué.. Aujourd'hui, je sais chaque soir ce que j'ai fais, si ma journée à été "rentable" et en plus ca m'est tres utile lorsque l'on me demande à quelle date j'ai appelé telle personne ou quand est-ce que le techicien est venu... C'est vraiment génial ! C'est à la fois valorisant et utile!
Tu peux aussi utiliser un échéancier ( ca fait 2 en 1 !). Tu prend un gros classeur et tu mets des intercalaires numérotés de 1 à 31. Puis tu y classe toutes les infos qui necessitent un suivi en fonction de la date d'échéance de la tache. Ainsi chauque jour tu ouvres ton classeur à l'intercalaire de la date du jour, tu y trouve tes docs, tes copies, tes notes/ penses betes et tu traites tes priorités... Ca, c'est pour le quotidien !
Pour ce qui est des taches hebdomadaires ou mensuelles, je fait appelle à Outlook et son gestionnaire de taches. Je lui précise la date de la 1ere échéance, la fréquence et le mode de rappel... Et ça c'est super pratique... Notamment pour ne pas oublier de descendre le courrier pour le passage du facteur vers 16H30... lol! Je suis tellement occupée, que sans ce rappel quotidien de mon ordinateur, j'en oublierai d'affranchir et de descendre le courrier... lol ! Voilà... J'ai d'autres petites idées, si tu veux... Tout ceci n'est certainement pas nouveau pour vous, mais ce sont mes petites méthodes de travail perso...
Ah oui ! J'oubliais... Question organisation, je mets un point d'honneur à ce que chaque soir mon bureau soit dégagé... D'abord pour l'image que ca laisse aux autres qui passent devant et puis surtout parce que c'est plus motivant d'arriver le matin et d'avoir un bureau net ( qui aura été néttoyé par le service d'entretien du même coup) plutot qu'un tas de dossiers poussiéreux et décourageant !!! lol !
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MessageSujet: Re: L'organisation de votre bureau   Mer 21 Nov - 7:45

Voila une vrai organisation lol...

Pour ma part quand je lis comment tu t y prends je me dis: en voila un poste d'assistante interessant...

Moi aussi je laisse toujours mon bureau dégagé parce que je deteste un bureau qui n'est pas rangé..
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MessageSujet: Re: L'organisation de votre bureau   Mer 21 Nov - 20:01

whaou quelle organisation!!!!!
comme ahélya tout cela montre un boulot intéressant!!! comme toutes les secrétaires en rêvent !!
ca donne envie d'aller bosser à ton boulot!!
et en faite tu fais quoi exactement??
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MessageSujet: Re: L'organisation de votre bureau   Mer 21 Nov - 20:37

Officiellement.... je suis assistante administrative rattachée au D.A.F. Officieusement ... je suis assistante du DG et du DAF + assistante de l'équipe comerciale et accessoirement "seconde maman" pour tous les employés... lool !
Plus sérieusement c'est vrai que j'ai un boulot véritablement intérressant, je touche à tout: la compta, l'évènementiel, les fournisseurs, les voyages, les seminaires, les locaux, la sécurité, et j'en passe et des meilleurs.... J'avais d'ailleurs précedemment présenter mon travail dans un autre post:

http://une-assistante.forumactif.com/profils-d-assistantes-f78/assistante-daf-t3064.htm

J'espère juste que cela va durer... car notre société est actuellement sous le coup d'une OPA... et on parle dejà de licenciements dans les couloirs !!! Ma responsable ( notre DAF !) dis que "notre situation est TRES critique..." Elle est bien placée pour le savoir puisqu'elle s'occupe de la compta... Je croise les doigts ! En attendant, j'apprend tout ce que je peux encore apprendre et fais mon travail au mieux pour éviter à l'entreprise de péricliter... Je sais que la situation ne repose pas sur mes epaules... loin de là ! Mais... si tout le monde y mets de la bonne volonté et fait de son mieux... alors tout espoir est permis... Haut les coeurs !
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MessageSujet: Re: L'organisation de votre bureau   Jeu 22 Nov - 7:16

L'evenementiel.. ah effectivement c'est le boulot revé, je dis ca pour moi parce que j ai tjs voulu taffer dans l'evenementiel.. Les voyages et les séminaires c'est genial

Un boulot comme on en trouve peu maintenant
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MessageSujet: Site utile pour les "to-do lists"   Ven 16 Mai - 19:46

Salut,

pour ma part j'utilise également un trieur et également une "to-do list" accessible sur Internet (chacun peut modifier ou ajouter des tâches à l'un ou l'autre, et envoyer des messages d'information pour éviter d'encombrer les boites mails)
Si ça vous intéresse : http://updatelog.com/
c'est en anglais, gratuit (sinon versions + élaborées, payantes) très utile!!!
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