Mode opératoire Access

MODE OPÉRATOIRE ACCESS

ACCESS est un SGBDR (système de gestion de bases de données relationnelles)

Extension : .mdb

Les tables

C’est la structure fondamentale de la BDD, elle se présente sous forme de tableau, les champs sont insérer en en tête de colonne et les enregistrements en ligne. Elle ne contient que des données de bases (pas de calcul)
Exple : table coordonnées du personnel, table produits, table clients.

Masqué les colonnes :

Sert à imprimer des colonnes sélectionnées.

Sélectionner les colonnes,
Format,
Masquer,
Ok.

Pour les faires réapparaître

Format,
Cochez les cases sur lesquels les colonnes doivent être affichées.

Figer les colonnes :

Utile lorsque toutes les colonnes ne s’affichent pas à l’écran
Sert à afficher des colonnes éloignées

Sélectionner les colonnes,
Format,
Figer les colonnes,
Ok.

Pour les faire réapparaître format libérer les colonnes

Rechercher d’un enregistrement :

Sélectionner la colonne qui contient le ou les enregistrements,
Cliquer sur l’icône jumelle,
Indiquer l’enregistrement à rechercher,
Suivant,
Les enregistrements concernés apparaîtront successivement.



Filtrer les enregistrements :

Permet de sélectionner les enregistrements à un ou plusieurs critères de façon temporaire,
Un filtre ne se sauvegarde pas.

Positionner le curseur sur le critère de recherche (Lille),
Cliquer sur l’icône filtre par sélection,
Seul les enregistrements concernés apparaissent à l’écran.

Pour récupérer tous les enregistrements,
Cliquer sur l’icône supprimer le filtre.

Création d’une table :

Créer une table en mode création
Saisir le nom des champs
Choisir le type de données : texte, chiffre, monétaire…
Ajuster la taille du champ
Eventuellement, préparer un masque de saisie
Ne jamais utiliser les noms de champ suivants : nom, date, titre
En mode feuille de donnée la table se présente sous forme de tableau à double entrée

Type de champ :

Texte : contient des lettres, des chiffres, des caractères spéciaux 255 caractères maximum
Mémo : il stocke du texte mais n’a pas de taille fixe, il peut stocker de 1 à 64 000 caractères
Numérique : il stocke uniquement des valeurs numériques ; la taille dépend du sous type
Date heure : il stocke des dates et des heures entre 01/01/1000 et 31/12/9999
Monétaire : il stocke des valeurs monétaires ; permet d’effectuer des calculs, positionnement décimal et affichage de la valeur monétaire
Oui-non : il stocke uniquement les 2 valeurs. (Oui est égal à -1 et non est égal 0)
Numéro auto : Access détermine automatiquement le contenu d’un champ compteur en ajoutant un à chaque fois que l’on ajoute un enregistrement.

Les formulaires

Ce sont des masques de saisie destinée à faciliter la saisie ou la modification de donnée. Possibilité d’insertion de calcul.

Création d’un formulaire à l’aide d’un assistant :

Choisir la table,
Sélectionner les champs,
Sélectionner la disposition, le style,
Le nommer
3 zones s’affichent :
1ère zone : en tête de formulaire qui s’affiche sur la 1ère page
2ème zone : zone détail sui s’affiche sur toutes les pages
3ème zone : pied de formulaire qui s’affiche sur la dernière page
2 autres zones peuvent être afficher : en tête de page et pied de page qui s’affichent sur toutes les pages
la zone détail comporte les contrôles ; le champ s’insère dans l’étiquette et l’enregistrement s’insère dans la zone de texte

Sélection d’un contrôle :

Positionner le curseur dans la règle verticale en face du contrôle
Cliquer
Des poignées entourent le contrôle

Déplacement d’un contrôle :

Sélectionner le contrôle
Positionner le curseur sur un poigné
Il prend la forme d’une main
Glisser
Pour déplacer l’étiquette ou la zone de texte, le curseur doit prendre la forme d’un index pointé (positionner le curseur sur un contrôle d’extrémité)

Sélection de plusieurs contrôles :

Maintenir la touche SHIFT pendant la sélection

Dimensionner des contrôles :

Tirer les poignées

Alignement de contrôles :

Les sélectionner
Format
Alignement

Insertion d’une date :

Insérer un contrôle ab
Dans l’étiquette, saisir date
Dans la zone de texte, saisir =Maintenant()
Afficher les propriétés
Choisir le format

Insertion d’un titre :

Insérer un contrôle aa
Saisir le texte
Le mettre en forme
Insertion numéro de page :

Insérer
Numéro de page
Choisir le positionnement
Valider

Définition de l’ordre de tabulations :

Afficher le formulaire en mode création
Affichage
Ordre de tabulation
Choisir le champ qui sera saisi en 1er
Le sélectionner
Glisser vers sa destination

Insertion d’un saut de page :

Cliquer sur le bouton saut de page et cliquer à l’endroit où l’on veut insérer le saut de page (souvent en bas de la zone détail).

Insertion d’une zone de liste modifiable :

Cela permet d’afficher une liste de valeur parmi lesquels une seule sera sélectionnée.

1ère manip :

Vérifier activation du bouton assistant de contrôle,
Cliquer sur l’icône zone de liste déroulante,
Cliquer dans la zone détail à l’endroit d’insertion,
Choisir « je taperai les valeurs souhaitées »,
Choisir le nombre de colonnes,
Saisir le texte,
Suivant,
Stocker la valeur dans un champ.
Nommer l’étiquette
Terminer.

Calculs :

En fin de zone détails :

Le calcul ne concerne que l’enregistrement (exemple = [champ 1]+[champ 2])

En pied de formulaire :

Le calcul porte sur la totalité des enregistrements =compte ([champ1]) permet de compter le nombre d’enregistrement, =somme([champ 2]), moyenne=([ nom du champ])

Ne pas oublier d’indiquer le format sélectionner la zone de texte comprenant le calcul,
Clic droit,
Propriété,
Format,
Choix du format.

Condition :

Insérer contrôle Ab,
Saisir l’intitulé de l’étiquette,
Et dans la zone de texte,
Saisir =VRAIFAUX([Nom du champ sur lequel porte la condition]=-1 ; «prime50€ » ; « prime20€ »).

Groupe d’option :

S’utilise pour des champs oui/non
Ou pour des champs ayant des valeurs peu nombreuses,
Clic sur l’icône groupe d’option,
Nommer chaque étiquette (oui/non),
Sélectionner la valeur par défaut,
Choisir le type de case à cocher,
Choisir la légende,
Fermer.

En valeur oui=-1 et non =0 (référence au mode binaires).

Notions de clé ou identifiant

La clé primaire :

Elle se positionne sur un champ dont le contenu permettra d’identifier de façon univoque l’enregistrement. Ce champ ne doit pas contenir de doublons. La clé permet une meilleure organisation des données.

1ère manip :

Se positionner sur le champ,
Cliquer sur l’icône clé,
Vérifier l’index dans les propriétés : avec ou sans doublons,

Clé multi champs ou composé :
Se compose de deux ou plusieurs champs lorsque qu’aucun champ n’identifie à lui seul l’enregistrement.
Pour composé une clé partielle (un élément de la clé composé),
Positionner une clé devant le 1er champ choisit maintenir la touche contrôle enfoncé sélection du ou des champs suivants positionner la ou les clé(s).

Clé secondaire ou étrangère ou externe :
C’est un champ identifié comme clé primaire dans une autre table. Elle permet de positionner des relations.


Clé n° automatique :
Se positionne automatiquement à l’enregistrement de la table si on accepte. Elle est utilisée si aucune valeur de champ n’est intrinsèque (valeur de représentation à elle seule).

Les relations, jointures ou les liaisons

Elles permettent de relié les tables les unes avec les autres pour effectuer des requêtes. Elles associent des champs identiques dans des tables différentes. Il existe deux types de relations :

1 à1 : un enregistrement d’une table est relié à un enregistrement d’une autre table.
1 à plusieurs : un enregistrement d’une table est relié à plusieurs enregistrements d’une autre table.

Les requêtes
Ce sont des interrogations posées à la BDD. Des critères de sélection (date de naissance, département) permettent de poser des questions sur une ou plusieurs tables. Elles permettent d’extraire des données.

Requête champs calculés
Des calculs peuvent être insérés dans une requête sélection.
Le champ sera calculé à partir d’un autre champ existant dans la table.

-Dans la 1ère colonne de champ disponible saisir
-sur la ligne champ
-prime :[salaire brut]*0.01
-cliquer sur exécuter la requête
-afficher les propriétés pour ajuster le format et les décimales

Requête paramétrée
Elle est utilisée lorsque des critères de recherche est basé sur un champ identique
-exemple : sur la ligne critère du champ CP inscrire [Code postal]
-cliquer sur exécuter la requête
-indiquer la recherche
-fermer

Les autres types de requêtes
Il existe également des requêtes actions exemple : requête ajout d’enregistrement, suppression d’enregistrement, création de table et mise à jour d’un champ.

Les états

Ils permettent de présenter des données sous forme conviviale. Ils permettent de récapituler tout ou partie d’une table ou requête. Possibilité d’insertion de calcul