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 Filtrer les appels téléphoniques et restituer

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JESSIE
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MessageSujet: Filtrer les appels téléphoniques et restituer   Mer 26 Avr - 19:28

Quel méthode utilisez vous pour suivre et faire suivre les appels téléphoniques...

Notez vous vos appels sur un cahier, avec excel, sur des fiches....

Quelles sont vos phrases d'accueil, d'absence de votre responsable, pour filtrer les offres de services.....
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nany16
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MessageSujet: Re: Filtrer les appels téléphoniques et restituer   Mer 26 Avr - 20:37

JESSIE a écrit:
Quel méthode utilisez vous pour suivre et faire suivre les appels téléphoniques...

Notez vous vos appels sur un cahier, avec excel, sur des fiches....

Alors, perso, j'ai un cahier d'appels. C'est un cahier tout simple en A4 ou un bloc notes A4 aussi... J'y note tout et n'importe quoi (les appels, les passages,...)

Ensuite, je restitue les contacts à rappeler sur des notes d'appels (carnets SMEAD) à mon responsable.

Le reste, je le garde sur mon cahier et le retrouve si besion car je date mes pages.

JESSIE a écrit:
Quelles sont vos phrases d'accueil, d'absence de votre responsable, pour filtrer les offres de services.....

Arrow phrase d'accueil : "Nom de l'entreprise, bonjour"
Arrow phrase d'attente : " vous restez en ligne, je me renseigne" ou "ne quittez pas s'il vous plait" ou encore, "un instant s'il vous plait", ca dépend ce que c'est
Arrow phrase d'absence : "mon responsable est en rendez-vous à l'extérieur, voulez-vous lui transmettre un message ?" ou "il est absent pour le moment, peut-il vous rappeler ?", cela dépend pareil
Arrow phrase de filtre : "C'est à quel sujet svp" suivant la réponse, je passe ou non !
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Estelly
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MessageSujet: Re: Filtrer les appels téléphoniques et restituer   Jeu 27 Avr - 8:36

Nous n'avons pas beaucoup d'appels donc on ne note pas sur un cahier.

J'ai crée une fiche téléphonique. Avant que j'arrive, ma collègue notait les messages sur papier...
Je me suis dit qu'une fiche bien claire, bien écrite (sur PC) serait mieux.

Quelles sont vos phrases d'accueil, d'absence de votre responsable, pour filtrer les offres de services :

Like a Star @ heaven Phrase d'accueil : "Nom de l'entreprise, bonjour"
Like a Star @ heaven Phrase d'attente : "Un instant je vous prie"
Like a Star @ heaven Phrase d'absence : "Ma responsable est en rendez-vous extérieur, puis-je prendre un message ?"
Like a Star @ heaven Phrase pour le filtre : je demande à la personne le sujet de son appel et selon ce que c'est je passe ou non.
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Haby
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MessageSujet: Re: Filtrer les appels téléphoniques et restituer   Ven 28 Avr - 8:38

JESSIE a écrit:
Quel méthode utilisez vous pour suivre et faire suivre les appels téléphoniques...

Comme Nany, j'utilise un cahier A4 que je date et dans lequel je note et dyspatche tous les appels en absence. J'ai ms en place ce système car la personne auparavant notait tout sur des feuilles volantes et cela devenait un joyeux bordel ...


Jessie a écrit:
Quelles sont vos phrases d'accueil, d'absence de votre responsable, pour filtrer les offres de services.....

Like a Star @ heaven Phrase d'accueil : "Nom de l'entreprise (sans le bonjour)"
Like a Star @ heaven Phrase d'attente : "Un instant je vous prie", "patientez une petite minute, s'il vous plait"
Like a Star @ heaven Phrase d'absence : "Le négociateur est actuellement en visite", "Mr X est en rendez-vous extérieur pour le moment, je peux lui laissez vos coordonnées afin qu'il vous rappelle ?", etc ...
Like a Star @ heaven Phrase pour le filtre : "Mr X connait l'objet de votre appel ?" et j'en ai d'autres bien cinglantes ...

En cas d'absence prolongée (genre vacances, arrêt de maladie), je fais sur un doc à part, la liste chronologique des appels.

Haby3

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JESSIE
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MessageSujet: Re: Filtrer les appels téléphoniques et restituer   Sam 29 Avr - 10:19

Moi aussi j'utilise un cahier à spirales au format A4

j'y inscrit la date et le N° de la semaine.

dans la marge j'y note le mon de la personne a qui s'est adressé et les commentaires éventuels.

Là je n'ai rien créer il était déjà en place lors de mon arrivé, j'ai juste structuré un peu...


Arrow Phrase d'accueil : "Nom de l'entreprise, bonjour"
Arrow Phrase d'attente : "Un instant je vous prie", "ne quittez pas merci"
Arrow Phrase d'absence : "Mme X est actuellement en rendez vous clientèle, puis-je prendre le message", "Mr X est en rendez vous actuellement, quel message dois-je lui transmettre ?
Arrow Phrase pour le filtre : "c'est à quel sujet ?", "pourrais-je connaitre la raison de votre appel ?", "Qui dois-je annoncer ?"....
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MessageSujet: Re: Filtrer les appels téléphoniques et restituer   Dim 30 Avr - 7:33

Chez nous, chacune des AD a son cahier A4, on note la date du jour et on note tout ce qui est important et qu'on pourrait retrouver facilement (ex : horaires/dates.. lors de la résa de billets de trains par téléphone). Sinon chaque responsable a son ordi portable et est connecté par wifi donc si il faut un rdv urgent ou autre on lui envoie un mail et il nous répond dans la foulée (gain de temps énorme!)

Like a Star @ heaven Phrase d'accueil : "Nom de l'entreprise, Aurélie, bonjour"
Like a Star @ heaven Phrase d'attente : "Un instant s'il vous plaît"
Like a Star @ heaven Phrase d'absence : "Mon responsable est absent pour le moment, puis-je prendre un message ?"
Like a Star @ heaven Phrase pour le filtre : C'est à quel sujet ? ... un instant je vais voir.." ensuite je fais patienter, je demande au responsable s'il veut ou pas, si oui je transfère sinon je trouve une excuse pour dire qu'il est pas là..

pttdiab

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MessageSujet: Re: Filtrer les appels téléphoniques et restituer   Mar 30 Mai - 13:28

Phrase d'accueil : "Nom de l'entreprise bonjour"
Phrase d'attente : "Un instant je vous prie", "patientez une petite minute, s'il vous plait"
Phrase d'absence : Le consultant est actuellement en RDV extérieur
Phrase pour le filtre : "Quel est l'objet de votre appel ?" et lorsque c'est une personne qui veut un RDV pour présenter son projet on bloque avec des phrases toutes simples

En tout cas on a reçu une bonne formation de barrage dans ma boîte mais on est obligé vu le nombre d'appel et le secteur d'activité où l'on bosse.

Sinon on utilise un carnet à message sur papier autocollant pour avoir un historique
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MessageSujet: Re: Filtrer les appels téléphoniques et restituer   Ven 16 Mai - 19:57

Hello,

phrase d'accueil : "Nom de l'entreprise, prénom, bonjour"
phrase d'attente : " un instant s'il vous plait je me renseigne
phrase d'absence : "Il est en réunion/ en déplacement/ en rendez vous à l'extérieur, voulez-vous lui laisser un message ?" ou "il est absent pour le moment, peut-il vous rappeler ?", cela dépend pareil
phrase de filtre : "C'est à quel sujet svp, c'est de la part de ?, je transmets le message et nous vous rappellerons ultérieurement.

On utilise un logiciel freeware en réseau, qui permet à la personne de voir instantanément le message (http://www.01net.com/telecharger/windows/Bureautique/organiseurs/fiches/26943.html)

Voili, voilou...
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MessageSujet: Re: Filtrer les appels téléphoniques et restituer   Mer 28 Mai - 18:25

Hello,

Dans mon ancienne boîte, j'ai fait une formation téléphonique avec le directeur commercial pendant 1/2 journée (eh oui c'est long).
Phrases types:
"Nom de la société, bonjour" avec intonation à la fin (il faut que la voix soit dynamique)
"Qui dois-je annoncer s'il vous plaît?" (si la personne ne se présente pas)
"Quel est l'objet de votre appel?"(éviter "c'est à quel sujet")
"Un instant je vous prie (à éviter "ne quitter pas"), je vous met en communication avec ..."
Si la personne que vous souhaitez joindre ne répond pas:
"Merci d'avoir patienté, Mme...est ligne ou à l'extérieur. Souhaitez-vous lui laisser un message? (bien noter ses coordonnées et avoir l'orthographe exacte)
"Au revoir Madame"
Pour filtrer: toujours connaître l'objet de l'appel (aller dans la précision), si la personne dit que c'est confidentiel...lui dire que vous ne pouvez pas passer l'appel sans connaître l'objet (ordre de la direction) pour tel personne rien n'est confidentiel...beaucoup de prospects disent que c'est confidentiel et avec cette méthode ça marche du tonnerre...s'il insiste faire le disque rayé jusqu'à ce qu'il en marre.
Sinon j'utilise un bloc message (très pratique) qui me permet de détacher les feuilles pour les transmettre ensuite aux personnes concernées sinon vous pouvez faire sur Outlook un formulaire téléphonique que vous envoyez lorsque vous avez un message à transmettre.
A+
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