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 Gestion du courrier

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MessageSujet: Gestion du courrier   Mer 26 Avr - 19:25

Comment gérez vous le courrier ?

Heure de retrait, tri, publicité....

vos conseils, idées, astuces.
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Ptite diabless
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MessageSujet: Re: Gestion du courrier   Dim 30 Avr - 7:12

Je vais le chercher vers 9/10h le matin après avoir fais tout le boulot des tableaux quotidiens.. Je le dispatche en le mettant dans les bannettes de chacun (bon système car pas besoin de se trimballer d'un bureau à 1 autre).. Wink

pttdiab

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Ahélya
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MessageSujet: Re: Gestion du courrier   Mar 11 Déc - 18:23

Le courrier arrive vers 9h (c est le facteur qui l apporte a la mairie) ma collegue qui le receptionne l'ouvre, dispatche dans les pochettes pour chaque agents, les donne au chef qui ensuite nous les distribue
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hinano
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MessageSujet: Re: Gestion du courrier   Ven 16 Mai - 19:41

Bonjour,

Chez nous (8 salariés seulement) c'est tout un truc : le courrier arrive dans la matinée, je l'ouvre et l'enregistre sur un fichier Excel (date, expéditeur, destinataire et objet), je fais les copies si nécessaires et après dans les bannettes des collègues ou en mains propres si urgence. Cas particulier : on reçoit beaucoup d'invitations et de proposition de spectacles, donc je trie par type (théâtre, cirque, jeune public, musique, danse....) et je mets dans un meuble à tiroirs chez le chef...

c'est pas top, mais pour le moment je n'ai pas trouvé mieux...
Si vous avez des suggestions....
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Mazelle-bulle
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MessageSujet: Re: Gestion du courrier   Lun 26 Mai - 17:58

Coucou

Pour le courrier en maison de retraite c'est un peu délicat.
Il y a les résidents qui peuvent s'occuper des papiers administratifs et d'autres qui sont sous tutelles ou curatelles.. Donc on renvoie tout aux familles ou bien au tuteur ou curateur..
Généralement j'attend que le facteur vienne déposer le "gros paquet" au secrétariat et je fais un premier tri selectif entre les résidents qui peuvent avoir leurs courriers, ceux qui ne le peuvent pas et ensuite le notre (celui de la résidence).
Ensuite je trie par étages ( il y en a trois + rez de chaussée) et par secteur (fermé et protégé) - par exemple les magazines ou le pélérin cela fait toujours plaisir.. pour ceux qui ne peuvent pas recevoir du courrier véritable ( administratif..)
Ensuite je fais le renvoie au familles et aux tuteurs - curateurs..
Pour les décés sois je renvoie aux familles soit je met Décés...
Une fois tout cela fait j'ouvre notre courrier, je met un tampon avec la date d'arrivée sur les factures et autres lettres.. Je fais lire au directeur ou à la sous directrice le courrier qui leur aient adressé et le reste je le classe.
Si j'ai des candidatures pour des emplois ou stages j'envoie les cv et les lettres de motivations par courrier interne à la DRH du CCAS.

Et voilà comment on trie le courrier en EHPAD...*lol*

Kiss...
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Gwen's
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MessageSujet: Re: Gestion du courrier   Mar 27 Mai - 6:19

alors moi je gère 60 personnes donc j'ai des bannettes nominatives (uniquement CDI et CDD) dans mon bureau.

Y a 2 levée de courriers 10h30 et 15h30.

On trie, on dispatche.
On a 2 back office où il faut également trier entre les deux.
On met de côté les courriers pour le directeur qu'on classe dans un trieur (urgent - interne - externe - documentation - revue de presse - personnel)

Voilà.

Si ça ne tenait qu'à moi y aurait une levée le matin en arrivant et c'est tout. Car mine de rien ça prend à chaque fois entre 15 et 30 minutes. je préfère prendre 1 heure le matin en arrivant et c'est fait. Car ça couple la matinée et l'aprem dans ce que tu fais...
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Ahélya
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MessageSujet: Re: Gestion du courrier   Mar 27 Mai - 8:35

Nous (c est pas moi qui gere au niveau du courrier mais ma collegue) et quand elle est pas la c est moi.

Nous ne gerons que le courrier du service administratif, on a 9 pochettes, le reste du courrier ca va au DGs qui a que ca a faire de lire le courrier des agents et de le garder pourlui pour qu'on le voit pas...
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